Datos variables en tarjetas PVC: cómo preparar el Excel

Qué son los datos variables y qué campos lleva una tarjeta

En una tirada con datos variables, todas las tarjetas comparten el diseño de fondo, pero cada una lleva algo propio: un nombre, un número correlativo o un código que solo es suyo. La impresión de datos variables coloca ese dato distinto en cada tarjeta durante la misma producción, sin pegatinas después.

Los campos más habituales son seis, y se pueden combinar entre sí:

• Nombre y apellidos, en tarjetas personalizadas con nombre de empleados o participantes.
• Numeración correlativa, la de las tarjetas PVC numeradas para entradas, bonos o tarjetas regalo.
• Número de empleado o de socio, sacado de la base de datos de quien pide.
• Fotografía individual.
• Código de barras, que lee un escáner.
• Código QR, que lee un móvil o un lector de códigos.

Si la tarjeta lleva chip o banda magnética, hay un séptimo dato que no se imprime: lo que se graba dentro. Todos los campos están en la página de tarjetas PVC con datos variables.

El Excel: una fila por tarjeta, una columna por dato

El diseño se revisa con lupa, pero el Excel se suele mandar tal como sale del programa de gestión, y ahí aparecen los problemas. La regla de base: cada fila es una tarjeta y cada columna es un dato. Además:

• Una fila de cabecera con el nombre de cada campo: «Nombre», «Apellidos», «Número», «Foto».
• Sin celdas combinadas, colores ni comentarios. Se lee lo que hay escrito en la celda, no el formato.
• Valores, no fórmulas. Si el número sale de una fórmula, se copia y se pega como valor antes de enviarlo.
• Escrito como tiene que salir impreso, mayúsculas y tildes incluidas.
• Una sola hoja. Si hay varios diseños, una columna dice a cuál va cada fila.

Conviene decidir también la longitud máxima de cada campo. Un nombre compuesto con dos apellidos puede no caber en el hueco del diseño. Se puede reducir la letra, partir en dos líneas o acortar en el Excel. Lo que no funciona es descubrirlo en la prueba.

Números, códigos de barras y QR: lo que Excel estropea

Excel trata como número todo lo que lo parece, y cambia los datos sin avisar. Los dos casos más frecuentes:

• Los ceros a la izquierda desaparecen. «00045» se convierte en «45». Si la numeración lleva ceros delante, la columna se formatea como texto antes de escribir o pegar los números.
• Los números largos se deforman. A partir de cierta longitud, Excel los muestra en notación científica, y por encima de quince cifras cambia las últimas por ceros. Los números de socio largos y los códigos de barras van siempre en una columna de texto.

En la numeración correlativa hay que decir dónde empieza y dónde acaba, y si lleva ceros delante o un prefijo, como «A-0001». Y comprobar que no hay repetidos: basta con marcar los duplicados en Excel.

En el código de barras manda el escáner que ya está instalado. Hay varias simbologías, como Code 128 o EAN-13, y no todas las lee cualquier lector: se dice cuál hace falta y la columna lleva solo el contenido, sin espacios.

En el código QR, la columna lleva lo que tiene que abrir cada código, normalmente una dirección web. Conviene abrir unas cuantas antes de mandar el listado: un QR bien impreso que lleva a una página rota no sirve.

Fotografías: cómo nombrarlas y prepararlas

La foto es el campo que más retrasa una tirada, porque llega aparte y hay que emparejar cada imagen con su fila. La forma segura es que el archivo se llame como el identificador de la fila: la foto del empleado 0045 es «0045.jpg», y eso mismo dice la columna «Foto».

No conviene usar el nombre de la persona: las tildes y los espacios dan problemas al cambiar de ordenador, y dos personas pueden llamarse igual.

En cuanto a la imagen:

• Todas con el mismo encuadre, de los hombros hacia arriba y con la cara centrada. Si unas están tomadas de cerca y otras de lejos, en la tarjeta se nota.
• Fondo liso, a ser posible el mismo en todas.
• Sin recortar a mano cada una a un tamaño distinto: mejor que se ajusten todas igual al hueco del diseño.
• Una carpeta con todas, y comprobar que hay tantas fotos como filas con foto en el Excel.

Las fotos de personas son datos personales: conviene mandarlas por un medio seguro, no en adjuntos sueltos.

Cómo se fabrica una tirada con datos variables

Los datos variables no van encima de la tarjeta terminada. Van impresos sobre la lámina de PVC, como el resto del diseño, y quedan debajo del overlay, la película transparente que se prensa en caliente por las dos caras. Por eso no se borran con el roce: están protegidos igual que el logotipo.

Después del laminado, la tarjeta se troquela, que es el corte que le da su forma y sus esquinas redondeadas. Si lleva chip o banda magnética, viene la codificación, que es grabar en cada tarjeta lo que le corresponde:

• Chip sin contacto. Cada chip trae de fábrica un número único, el UID, que no se elige. Kuatricomía, fabricante de tarjetas PVC en Madrid, lee el UID de cada tarjeta, lo imprime en ella si hace falta y entrega el listado completo para darlas de alta en el sistema.
• Banda magnética. Se pueden codificar sus tres pistas, cada una con el dato de su columna del Excel.
• Chip NFC. En la programación variable cada tarjeta abre una dirección distinta, y esa dirección es una columna más del Excel. Se explica en la página de tarjetas NFC personalizadas.

La codificación se presupuesta aparte. Las tarjetas con chip o banda se comprueban antes de empaquetarlas: si una no lee, no sale. Kuatricomía fabrica en Madrid desde 2008 y antes de la producción se puede pedir una muestra física para ver la tarjeta real con datos de verdad.

Los errores que paran una tirada

Cuando una tirada con datos variables se retrasa, casi nunca es por la tarjeta, sino por algo del listado que obliga a parar y preguntar. Los casos que más se repiten:

• Fotos que faltan o que no casan. Hay ochenta filas y setenta y ocho fotos, o una foto se llama distinto de lo que dice el Excel.
• Números repetidos o saltados en una numeración que tenía que ser correlativa.
• Caracteres que se rompen. Si el listado se exporta a CSV sin codificación UTF-8, las tildes y las eñes salen como símbolos raros.
• Nombres que no caben y que nadie había previsto en el diseño.
• El listado de chips no casa con el sistema, porque el software espera el UID en otro formato. Se pregunta antes a quien lo instaló.

Si quien pide es una imprenta o una agencia que encarga para sus clientes, le conviene repasar con esta lista el Excel que recibe antes de reenviarlo. Las tarjetas pueden enviarse sin ninguna referencia a Kuatricomía.

Preguntas frecuentes

¿En qué formato hay que mandar los datos variables?

Lo más práctico es un Excel con una fila por tarjeta y una columna por dato, con una fila de cabecera y sin fórmulas ni celdas combinadas. Si se exporta a CSV, debe guardarse con codificación UTF-8 para que las tildes y las eñes no se rompan. Las fotos van aparte, en una carpeta.

¿Cómo se emparejan las fotos con cada tarjeta?

Por el nombre del archivo. Cada foto se llama igual que el identificador de su fila, por ejemplo el número de empleado, y la columna «Foto» del Excel recoge ese mismo nombre. Así no hay dudas aunque dos personas se llamen igual.

¿Se puede grabar un dato distinto en el chip de cada tarjeta?

Depende del chip. En las tarjetas NFC, cada una puede abrir una dirección distinta con la programación variable. En las de banda magnética se codifican las tres pistas. En los chips sin contacto, el número único lo pone el fabricante del chip: se lee y se entrega en un listado, pero no se elige.

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